Hace poco tiempo me hicieron esa pregunta, no es fácil la respuesta. Las Relaciones Públicas para muchos (empresas y empresarios) no es un trabajo, desde ahí partimos. Desde mi punto de vista es una labor que conjuga muchos temas como marketing, publicidad, comunicación, política, psicología, periodismo, entre otras.
Para entender un poco utilizaremos un ejemplo muy sencillo. Vamos a suponer que estas a cargo de la organización de un evento deportivo (una carrera por ejemplo).
El objetivo es dar a conocer esta actividad entre la comunidad, publico en general, por supuesto informar a todos los corredores de la localidad donde se realizará el evento. Aquí vamos a entender una cosa muy importante, las RRPP no sustituyen a la publicidad que se necesita para promover el evento; muchos piensan que la agencia de RRPP ó un “publirrelacionista” les va a ahorrar la publicidad.
En ocasiones también pueden ser intermediarios en la negociación de auspicios, pero en todo momento son asesores en la toma de decisiones.
¿Que tendría que hacer la agencia de RRPP (o el/la “publirrelacionista”)?
Hay varias acciones que se deben realizar, sin embargo como ya mencioné cada caso es diferente.
Diseñar un plan de trabajo, con objetivos, acciones y fechas específicas. Valorar los recursos (económicos, humanos, materiales, etc.) con los que cuenta para poder realizar su labor.
Se podría comenzar por convocar a una rueda de prensa para presentar el evento. Un buen “publirrelacionista” tiene una base de datos de comunicadores (reporteros) actualizada que dan cobertura a eventos de este tipo. Sería lógico pensar en los corresponsales de la sección deportiva de los periódicos locales y regionales; también habría que considerar revistas especializadas e influenciadores.
Es obvio que para que una rueda de prensa cumpla con su función habrá que cuidar todos los detalles, desde la selección del lugar, horario y requerimientos. Como medio de comunicación es muy agradable ver la buena organización desde el inicio.
Es importante distribuir un boletín de prensa. Una agencia de RRPP cuenta con personal que redactará perfectamente (sin errores de ortografía) un boletín para que sea distribuido entre los comunicadores (reporteros), editores de sección y jefes de noticias de los principales medios de comunicación locales y regionales. Conforme se acerque la fecha del eventos se continua enviando boletines actualizando la información.
Información para la cobertura del evento. La organización de algunos eventos en ocasiones es compleja por lo que se deben considerar muchas situaciones. La agencia de RRPP o del “publirrelacionista” deben mantener la relación cordial entre los medios de comunicación y los organizadores. Es importante demostrar que tiene el control de la comunicación del evento.
Es probable que el día del evento no solo vayan reporteros, también asistirán fotógrafos, camarógrafos, etc. y es muy posible que comunicadores de otras secciones (sociales, vida y estilo, etc.) por lo que habrá que estar prevenidos en todo momento. Puede ser que existan restricciones por seguridad o logística que habrá que respetar en todo momento por lo que será labor de la agencia de RRPP o del “publirrelacionista” brindar toda la asistencia necesaria a los comunicadores para que puedan realizar correctamente su labor en un ambiente cordial, cuidar todos los detalles y resolver todos los imprevistos.
Al termino del evento habrá que preparar de manera casi inmediata un boletín con los detalles de lo ocurrido, también habrá que facilitar material (foto, audio, video, etc.) para los medios de comunicación que requieran esta información o los que no hayan asistido.
La labor no termina ahí, habrá que entregar un resumen de todo el proceso donde se pueden incluir testimonio (recortes de periódicos, revistas, testigos de entrevistas, etc.) Puede darse el caso de algún error en publicaciones y habrá que evaluar como manejar estos casos.
Como podrán darse cuenta la labor de una agencia de RRPP o del “publirrelacionista” no es un sencilla, este ejemplo no se acerca ni siquiera a un resumen de lo que realiza un verdadero experto publirrelacionista, créanme no hay que menos preciar su trabajo.
Es importante contar con verdaderos profesionales en el tema con experiencia. No es lo mismo un evento deportivo (como el que utilizamos en el ejemplo anterior) que una desfile de modas o la apertura de una tienda.
Respeto mucho la labor de los expertos en Relaciones Públicas, tengo el gusto de conocer algunas de las mejores de México y admiro su trabajo, pero desafortunadamente hay muchos (empresas y empresarios) que piensan que RRPP es sinónimo de conocer mucha gente y asistir a muchos eventos ó peor aún agencias y "pseudo-publirrelacionistas” que al hacer mal su trabajo demeritan el de todos.
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